Передача повноважень: навіщо це босові й компанії

У наш час керівникові важко одноосібно вирішувати усі питання й проблеми, які виникають у процесі роботи. Це пов'язане з тим, що їх надто багато, часто вони специфічні та різноманітні, а час і досвід іноді обмежені. Тому керівникові доводиться передавати свої
повноваження підлеглим, що дозволяє звільнитися від другорядних і рутинних завдань і зосередитися на найважливіших. Про те, як правильно делегувати повноваження і навіщо це робити, дізнавався UBR.ua.

"Правильно делегувати повноваження – це завдання, що не лише звільнить керівникові час для концентрації зусиль на завданнях складного стратегічного рівня. Це можливість мотивувати співробітників виявити ініціативу і самостійність, підвищити їхню кваліфікацію", – каже контент-експерт кадрового порталу rabota.ua Тетяна Пашкіна.

При цьому, додала експерт, правильно делегувати повноваження – це не просто розподілити рутинні обов'язки і прості завдання між підлеглими. Правильно передані повноваження – це зони відповідальності з правильно організованими точками контролю, умінням керівника не лише дати зворотний зв'язок, але й розвивати співробітників, надаючи їм не лише можливість вирішувати складніші завдання, але й необхідне навчання,
повноваження і підтримку.

У той же час, керівник відділу по роботі з персоналом міжнародного центру інтернет-торгівлі Allbiz Ірина Клиницька підкреслила, що перший і найважливіший момент у делегуванні – самому керівникові чітко розуміти завдання, адекватно його оцінювати, визначити показники, за якими визначатиметься результат.

"Не завжди керівник сам до кінця розуміє, чого він хоче. І вже точно не підлеглий повинен грати в "угадайки". Роль керівника – донести до співробітника завдання в зрозумілій формі і переконатися, що він це адекватно зрозумів", – пояснює вона.

Делегування повноважень для компанії важливе, тому що дозволяє керівникам вирішувати складні і важливі завдання. За словами Тетяни Пашкіної, це робить співробітників відповідальнішими і залученими, допомагає їм бачити бізнес-процеси більші і зрозуміліші за мету компанії.

До того ж, делегування звільняє руки керівників від рутини. "Комп'ютер безглуздо використовувати тільки як калькулятор. Але якщо голова керівника забита операційними завданнями, у нього не вистачає часу подумати про стратегію. Я вважаю, що до 80% свого часу керівник повинен займатися делегуванням, контролем і наставництвом. У хорошого лідера процеси відбудовані, і співробітники можуть впоратися з «текучкою» без його участі", – висловила свою думку Ірина Клиницька.

Як правило, передаються функції прості, рутинні або вузькоспеціалізовані повноваження.

"Процес делегування йде від простого до складного. Важливо визначити права та обов'язки, відповідальність і повноваження. При цьому важливо розуміти, що керівник, навіть передавши повністю завдання, все одно несе за нього відповідальність перед своїм керівництвом. Не менш важливо і підлеглим розуміти, що вони несуть відповідальність за вирішення поставленої задачі, незважаючи на наявність керівника, який сам може його вирішити", – підкреслила контент-експерт кадрового порталу rabota.ua.

1. Орієнтація на рівень співробітника

"У своїй роботі я орієнтуюся на модель ситуаційного лідерства Бланшарда-Херсі. Успіх виконання завдання залежить від рівня співробітника.  Наївно давати складне завдання молодому фахівцеві, не вдаючись до деталей, і чекати доброго результату. Новачок потребує чіткої постановки завдання, інструкцій з виконання і контролю з боку керівника.

Це так званий директивний стиль", - розповіла про свій підхід Ірина Клиницька.

Співробітникові рівня фахівця більше потрібна підтримка, ніж контроль. Він вже самостійний у своїх рішеннях.

Експерт зазначила, що менеджер, який має добре розвинені навички, не вимагає чіткої постановки завдань і "розжовування деталей". Це навпаки може його демотивувати – його професійні якості поставлені під сумнів. А ось підтримувальний стиль з боку керівника він прийме. Але проміжний контроль завдання все одно потрібний. Інакше після дедлайнів керівник може отримати зовсім не той результат, на який він розраховує.

Як правильно делегувати повноваження

Чому це важливо для компанії?

Основні принципи делегування

А досвідченого фахівця краще залишити із завданням наодинці. Зайва увага його демотивує і вибиває з колії. Головне описати результат, а способи його досягнення – рішення співробітника. Єдині рамки – чіткі терміни виконання завдання.

2. Зворотний зв'язок

Керівники часто забувають про один з ключових моментів делегування – отримання зворотного зв'язку. "На рівні теорії ми це розуміємо, але на практиці мало хто з керівників упевнюється, що завдання зрозуміли саме так, як воно має бути виконане. Людина звикла покладатися на своє суб'єктивне враження і міряти усіх по собі. Можна отримати ситуацію, як у байці про двох філософів, що сперечаються. Один каже, що його техніка добре показує, інший – що техніка добре передає звук. Обоє праві, кажучи про техніку, але
один має на увазі телевізор, а другий радіо", – говорить фахівець.

3. Терміни виконання

"Якщо хочете отримати завдання вчасно, завжди обумовлюйте терміни виконання.

Краще взяти проміжок на виправлення помилок. Це допоможе уникнути нічних пильнувань і зайвого стресу", – радить Ірина Клиницька.

4. Проміжний контроль

Як підкреслила фахівець, у великих проектах особливо важливо ставити проміжні точки для звіряння результатів та очікувань. Рухаємося маленькими кроками і постійно звіряємося з метою.

"Помилок буває багато – деякі керівники просто не можуть нічого делегувати, деякі делегують, але контролюють кожен крок, деякі делегують обов'язки без повноважень і підтримки, а деякі просто розділяють увесь функціонал підрозділу між підлеглими і "панують". Тонкий момент – контроль виконання обов'язків. Важливо дотриматися балансу між безоглядною довірою та тотальним контролем", – резюмувала Тетяна Пашкіна.

Не делегують цілі, стратегічні завдання, розробка політики, високоризикові завдання і завдання довірчого характеру – за рідкісними винятками. У будь-якому разі, підкреслила фахівець, делегування повноважень має бути комфортним і для керівника, і для підлеглих.

Щоб не виникало ситуацій, коли керівник не може "випустити завдання з рук" або підлеглі не поспішають узяти на себе завдання, що доручаються ним.

http://ubr.ua/

За матеріалами hitjob.com.ua