Инструмент С.Т.О.П.

Трудно работать осознанно. Когда мы действуем сознательно, мы видим, что нам нужно не только достичь в срок своих целей, но и чувствуем при этом удовлетворение. Но в гуще разнообразных внешних воздействий, рутины и инерции нашей повседневной жизни и на работе непросто действовать по-настоящему осознанно.

Не всякое движение есть мобильность. Существует род деятельности, с которым большинство из нас хорошо знакомо и который не осуществляется с осознанным намерением или осознанной целью. Мы назовем его инерцией исполнения. У многих из нас есть привычные действия, которые мы выполняем в течение дня, не задумываясь. Мы делаем это, потому что мы делаем это всегда. Мы чистим зубы совершенно одинаково, каждый день, в одной и той же последовательности моих утренних действий. Проблема появляется тогда, когда весь день становится серией рутинных действий или неосознанных реакций — когда все, что делается, делается в пассивном режиме («по умолчанию») — это и есть инерция, которая автоматически овладевает людьми, когда у них нет осознанного выбора или они не помнят свои цели.

Предположим, вас о чем-то просят на работе. Некоторые, подчиняясь инерции, автоматически говорят: «Нет. Нет времени». Другие, под действием инерции, автоматически говорят «да», не задумываясь о том, насколько это соответствует их приоритетам.

Посмотрим на инерцию вашего списка дел — вы ежедневно записываете то, что нужно сделать, расставляете приоритеты, пытаетесь до конца дня вычеркнуть из списка все. День за днем вы копите на своих плечах проблемы, а потом пытаетесь сгрузить их, чтобы навалить на себя очередную груду дел на следующий день. В конце дня вы гордитесь тем, что удалось вычеркнуть из списка 149 пунктов. Все это можно сделать, даже не задумываясь о цели ни одного из этих действий. Вы только и знаете, что «это нужно сделать». Это инерция «делателя». Весь день вы делаете, делаете, делаете, делаете и делаете, называя это работой, приходите домой уставшим и неудовлетворенным, может быть, раздраженным, но все же почему-то гордитесь тем, что «работали, не покладая рук». Может быть вам и удалось отбиться еще на один день. Может быть, вы даже справились с кое-какими авралами. Но продвинулись ли вы к истинной цели своей работы?

Проблема с выписыванием каких-либо конкретных рецептов для лечения инерции исполнения заключается в том, что их можно использовать только в конкретных ситуациях, в которых они применимы. Они слишком многочисленны, чтобы их можно было запомнить, и обычно они становятся заменой сознания и ясного мышления. Я предпочитаю единый инструмент, который называется «СТОП». СТОП помогает человеку или группе отключиться от инерции исполнения, так чтобы они могли восстановить мобильность и работать более осознанно.

Тысячи менеджеров из множества разных компаний признали, что СТОП стал для них незаменимым приемом эффективной работы. Один менеджер назвал его «инструментом инструментов», потому что, как он сказал, «СТОП помогает все время помнить о применении всех остальных приемов в вашем арсенале». СТОП означает следующее:
S — Step back (Сделай шаг назад)
Т — Think (Подумай)
О — Organize your thoughts (Организуй свои мысли) и
Р — Proceed (Продолжай)

1. Сделай шаг назад (Step back)

Сделать шаг назад означает отдалиться на некоторое расстояние от того, чем вы в данный момент заняты. Отделиться от инерции действий, эмоций и мыслей. Отступить и собраться с мыслями. Найти место баланса и устойчивости — место, где вы можете ясно, творчески и независимо думать. СТОПы могут иметь любую продолжительность. Краткий СТОП может длиться не более пары секунд. Например, вы работаете за своим столом, вдруг звонит телефон. Рука непроизвольно тянется за трубкой. Двухсекундный СТОП позволит вам спросить себя, действительно ли вы сейчас хотите отвечать на звонки. СТОПы средней продолжительности дают время на размышление и оценку ситуации, прежде чем вы перейдете к действию. Время от времени вы можете делать большой СТОП, чтобы дать себе возможность посмотреть на проблемы со стратегической точки зрения.

Вот еще примеры СТОПов краткой и средней продолжительности:
В любой ситуации, связанной с общением, остановитесь, прежде чем говорить. Все ли, что приходит вам в голову, достойно высказывания вслух? СТОП позволяет нам просканировать наши мысли и оценить их содержание, своевременность и точность. Не нужно усваивать и все, что мы слышим. Воспользуйтесь СТОПом как фильтром, чтобы разделить, что нужно, а что не нужно принимать близко к сердцу.
Вы приходите на работу и видите на столе некоторые бумаги, с которыми вы еще не разобрались. Не тянется ли ваша рука за ними автоматически, или вы остановились, чтобы сначала обдумать приоритеты на сегодняшний день, самые важные из которых, возможно, не так очевидны, как эти бумаги?
Вы чувствуете нагрузку и стресс от работы и понимаете, что в таком состоянии не можете аффективно работать над порученным заданием. Вы понимаете, что делаете мелкие ошибки. Делаете ли вы перерыв или «ломитесь напролом»?

2. Подумай (Think)

Остановка инерции мысли, чтобы подумать, может показаться парадоксом, но здесь нет ничего парадоксального. Это переключение рычагов мышления, отключение мысли, чтобы или отдохнуть, или перейти на другой уровень мышления. Ниже приведены вопросы, которые, как нам кажется, очень полезны для того, чтобы сфокусировать силы мысли и напомнить себе об элементах мобильности.
Чего я или мы пытаемся достичь?
Какую цель мы преследуем?
Какой повестки дня мы придерживаемся — откуда она у нас?
Каковы приоритеты?
Нужны ли перемены? В направлении? В определении?
Синхронизировано ли движение с направлением?
Каковы возможные последствия?
Каковы критически важные переменные?
Чего не хватает?
Является ли проблема, над которой я работаю, реальной?
Чего я действительно хочу?
Что поставлено на карту?
Как это выглядит с точки зрения других участников?
Какие допущения я делаю?
К каким ресурсам, из тех, что я пока не использую, я мог бы обратиться?

Многие менеджеры нашли применение СТОПа полезным и повесили на своем рабочем месте красный знак «стоп» Такие напоминания полезны для сохранения осознанности и мобильности.

3. Организуй свои мысли (Organize Your Thoughts)

Мышление необязательно протекает совершенно организованным образом. Всегда есть необходимость упорядочить мысли, прежде чем продолжать, особенно во время более длительных СТОПов с творческим обдумыванием решения проблемы или стратегическим планированием. Но «организация» — это ваш шанс собраться с мыслями, сделать план более связным, рассмотреть приоритеты и наметить последовательность действий. Эту подготовку необходимо провести, прежде чем снова схватиться за шпагу и ринуться в гущу боя.

4. Продолжай (Proceed)

Определенно, наступило время покинуть пространство для мысли, и это происходит тогда, когда мозг освежен и прояснен. Когда ясны цель и последующие шаги, и вы чувствуете себя более связанным с самим собой и своими мотивами, вы уже готовы вернуться к работе. Вы продолжаете действовать до тех пор, пока ясность не исчезнет и вам опять не понадобится отдых.

Ожидать сопротивления применению СТОПа следует от вас самих и других членов вашей команды. Если вы человек действия, то сопротивление СТОПу будет вполне естественным. Но есть и более глубокая причина сопротивления СТОПам. Когда вы делаете несколько шагов назад, вы начинаете лучше осознавать ситуацию. Это все равно что включить свет в темной комнате. Вы видите то, что, возможно, вам и не хотелось бы видеть. Ваши собственные ошибки становятся заметнее, как и препятствия, наличие которых вы отрицали или в себе, или среди членов команды.

Кроме того, СТОП может потребовать времени, а все мы знаем, что времени нам не хватает. Но недостаток времени — это не причина для того, чтобы игнорировать СТОПы, это наиболее часто используемая рационализация. Любой человек, когда-либо использовавший СТОП, понимает, что для него требуются минуты, а экономит он часы. И все же, мы сопротивляемся СТОПу, когда он нужнее всего. Единственный способ действительно понять, когда его использовать, — начать применять его.

Когда применять СТОП

Однажды вице-президент одной компании, рассказывая нам о том, как СТОП изменил его жизнь, сказал: «Единственная проблема состоит в том, что когда он мне нужен больше всего, я забываю применить его». Приведем шесть ситуаций, когда СТОП может быть наиболее полезен для осознанной работы.

1. СТОП в начале и в конце каждого рабочего дня. Начало дня со СТОПа позволит вам осознанно работать в течение дня. Между временем пробуждения и началом дневных забот у вас есть редкая возможность оценить, что для вас важно, по крайней мере в этот день. Важно сделать это до того, как мозг нырнет в решение проблем и в мысли обо «всем, что нужно сделать сегодня». Во время этого СТОПа, например, я делаю пометки, чтобы обратиться к ним во время следующих СТОПов в течение дня. Может быть полезным провести этот СТОП где-нибудь не на рабочем месте. Пройдитесь немного или выпейте кофе. Что бы вы ни выбрали, пусть это будет среда, свободная — насколько это возможно — от отвлекающих факторов.

СТОП в конце рабочего дня может быть так же ценен, как и в начале. Первый шаг — принять четкое решение о том, когда вы заканчиваете рабочий день. Если вы решили, что он заканчивается на рабочем месте, тогда, уходя, закройте за собой дверь так, чтобы не унести домой работу, хлопоты, ответственность и разочарование — в портфеле или в голове. Цель этого СТОПа — полностью закончить ваш рабочий день, чтобы вы могли вполне отдаться своей нерабочей жизни. Если вы решили брать работу домой, заранее подумайте, сколько времени вы ей уделите и когда. Поделитесь приемлемым содержанием этих СТОПов с коллегами, супругами или партнерами — это может помочь укреплению взаимоуважения и сотрудничества. Это также даст всем участникам обновленное чувство цели и большую возможность мобильности.

2. СТОП в начале и в конце каждого рабочего проекта. СТОПы в начале проекта — это время для сбора нужной информации, рассмотрения альтернативных решений и стратегий и оценки имеющихся ресурсов. Эта деятельность часто считается ненужной. Сомнение в первоначальных допущениях проекта или в том, как проект может или не может быть синхронизирован с целью, или в том, как он соотносится с другими текущими проектами, также считается «думанием», а не реальной работой. Чем больше и важнее проект, тем важнее отступить на шаг, чтобы увидеть перспективу. Нужно в должной мере обдумать альтернативы и последствия, организовать эти мысли в план, а план должен включать способ внесения в него дальнейших изменений. СТОПы в конце проекта позволяют вам завершить его, отметить достижения и рассмотреть выводы, которые могут оказаться полезными для будущих проектов. Спортивные команды обычно проводят такой вид «разбора полетов» (дебрифинга) и часто внимательно изучают видеозаписи индивидуальных и командных выступлений, чтобы максимизировать обучение.

3. СТОП для осознанных перемен. СТОПы для перемен можно использовать для внесения в план небольших поправок или серьезного изменения направления. Иногда они начинаются не из-за изменений во внешней среде, а из-за возникновения повой идеи по поводу повышения качества процессов или результатов.

Вот несколько вопросов, которые могут помочь сфокусировать мысль для такого СТОПа:
Это случайная перемена или целенаправленная?
Что управляет предлагаемыми изменениями?
Перевешиваются ли затраты выгодами?
Способны ли и готовы ли участники провести эти изменения?
Рассматривались ли альтернативные изменения?
На кого или на что повлияет это изменение?
Какие коммуникации необходимы?
Каковы лучшее время, место и средства для этих коммуникаций?
Чему можно и следует научиться, прежде чем пытаться провести эти изменения?

4. СТОП для обращения к ошибкам. Лучшие люди делают ошибки, и ошибки могут быть дорогостоящими. Они также могут стать ценным опытом. Конечно, приятно предвидеть ошибки и уметь избегать их, если возможно, но самые большие проблемы возникают, когда ошибки даже не признают. Вот некоторые вопросы, которые могут быть использованы в этом случае:
Какая задача привела к ошибочному действию, событию или результату?
Кто принимает ответственность за ошибку?
В чем была настоящая ошибка? Часто ошибка вовсе не является таковой. Настоящей ошибкой могли быть несколько причинно-следственных шагов, совершенных перед тем событием, которое в конце концов было обнаружено.

5. СТОП для отдыха. Если вы сидели за работой, неплохо было бы встать и дать телу шанс размяться и подвигаться. СТОПы для отдыха не обязательно должны быть длинными. Частые одноминутные передышки могу г творить чудеса, но больше распространены как раз более длинные — обычно это редкие перерывы для кофе или обеда. Но для того чтобы перерыв был СТОПом, он действительно должен быть посвящен отдыху. Если во время своего СТОПа вы увлекаетесь разговором о работе, это не считается. Это означает, что вы по-прежнему работаете, и у вас еще не было перерыва.

Ценность СТОПов для отдыха очень недооценивается в культурах, ориентированных на исполнение и результативность. Такие перерывы кажутся противопоставленными результативности. Но СТОПы для отдыха существенны для мобильности и оптимальной работы. При правильном использовании они на самом деле помогают людям эффективнее использовать свое время. Именно тогда, когда мозг работает с большой нагрузкой и не получает шанса для отдыха, вероятность ошибок наиболее высока. Время, которое потребуется для исправления таких ошибок, вероятно, будет гораздо большим, чем сумма всех перерывов на отдых.

6. Использование СТОП для создания внутренней стабильности. Организму присуща цель поддержания гомеостаза или баланса. Чем больше стабильность, тем большее давление можно выдержать без потери баланса. Используйте СТОПы для отдыха, для создания внутренней стабильности. Иногда вам требуется перемена, а не просто отдых. Без СТОПов мы с гораздо большей вероятностью станем жертвами неосознанной инерции и слепого конформизма. Обращайтесь к СТОПам постепенно, по мере того как вы будете осознавать их благо для себя.

За матеріалами hitjob.com.ua