Как избежать мошенничества в компании?

· Системный подход

Бывает так, что сама система работы в компании потворствует если не мошенничеству, то халатности и мелким правонарушениям. Речь идет о системе отчетности и финансового контроля. В некоторых компаниях нарушения могут долго оставаться незамеченными. Сотрудники хорошо знают систему, ее слабые места, и отсутствие должного контроля и системы отчетности может создать почву для мошенничества. Иногда работникам даже не приходится ничего изобретать: имея доступ к ресурсам, они могут довольно свободно ими распоряжаться, не неся никакой ответственности.

Чтобы этого не произошло, система отчетности должна, с одной стороны, быть простой и прозрачной, а с другой — ограничивать возможные нарушения. Не стоит развивать бюрократию и заставлять сотрудников тратить время на ненужные ежедневные отчеты, однако простые и четкие формы необходимы, чтобы вы знали, как идут дела и чем занимаются ваши люди. Особенно это важно в отношении сотрудников, которые работают с клиентами: руководство должно быть в курсе того, над какими проектами сейчас идет работа, с какими компаниями и на каких условиях осуществляется сотрудничество.

Бывает, что компания создает такие условия, в которых сотрудники вынуждены идти на обман, чтобы выполнить план. Ставьте реалистичные задачи, обеспечивайте людей необходимыми ресурсами — так вы сделаете их работу проще, а себя обезопасите от воровства и мошенничества с их стороны.

Отдельно можно выделить использование ресурсов компании в личных целях. Многие сотрудники не считают воровством вынос канцтоваров из офиса, личные поездки на такси за счет компании. Эти мелочи, по сути, ничем не отличаются от воровства финансовых средств: и то, и другое является присвоением имущества компании. Иногда сотрудники просто не задумываются об этом. Однако если человек совершает такие действия, то можно ожидать от него и более серьезных нарушений. Тут часто приходится надеяться на сознательность людей. Компания же со своей стороны может наладить коммуникацию и постоянно доносить до сотрудников, что их ценят, что ресурсы даны им для достижения общих задач.

· Мотивация сотрудников

Особое внимание стоит уделить тем сотрудникам, которые работают с клиентами, прежде всего отделу продаж. Мотивация менеджеров по продажам — вечная тема. Как правило, в продавцы идут люди амбициозные, нацеленные на результат, для них помимо нематериальной составляющей очень важна мотивация материальная. Случается так, что эти сотрудники попадают в зону риска: во-первых, они общаются с клиентами, обсуждают условия сотрудничества и могут присвоить себе часть денег. Этого не случится, если люди довольны своей работой, схемой компенсации, отношениями с руководством и коллегами.

Для менеджеров по продажам важно определить правила игры: схема материальной мотивации должна быть ясна и понятна, ее необходимо обязательно соблюдать. В таком случае у сотрудника не появится желания придумывать схемы обойти компанию и присвоить себе часть прибыли.

· Нанесение вреда компании, чтобы отомстить

Случается, что желание украсть возникает у сотрудника в отместку. Человек может быть недоволен отношением к себе руководителя, коллег, системой мотивации и оплатой труда, или ему просто кажется (иногда не без основания), что его недооценивают в компании. Он стремится нанести вред компании вполне осознанно. Часто после таких действий сотрудник сам покидает компанию. Формы мошенничества тут различны: это и прямое воровство финансовых средств, информации, технологий, и создание негативного образа компании и ее первых лиц — сотрудник может просто испортить отношения с клиентами и партнерами, пустить ложные слухи.

Профилактика тут одна — грамотный менеджмент. Культура компании и действия руководства должны быть направлены на создание такой атмосферы, чтобы у сотрудников не возникало желания навредить. Конечно, невозможно всем угодить, но в задачи руководителя входит постоянно поддерживать коммуникацию с сотрудниками, быть в курсе того, что они думают, чем довольны, а чем нет, знать, что для них важно. Открытая коммуникация — ключ к доверию и ответственности в компании.

· Преступления в области информации

Большинство мошеннических действий связано с финансовыми махинациями, однако не меньший (если не больший в долгосрочной перспективе) вред компании наносят преступления в области информации. База данных клиентов, наработанная отделом продаж, может быть украдена из компании. Немало сложностей вызывает соблюдение авторских прав. С этой проблемой часто сталкиваются дистрибьюторы лицензионной продукции. Чем проще копирование продукта, тем выше соблазн — и вот уже по рынку распространяются пиратские диски, не авторские тренинговые программы. Информация о проектах компании может попасть к конкурентам и серьезно нарушить планы, например, по выводу нового продукта на рынок.

Информацию можно защитить двумя способами. Первый — технический: защитить все паролями, заблокировать USB-порты и дисководы, но это не гарантирует стопроцентную безопасность без второго способа — психологического. У сотрудника не должно возникать мысли что-то уносить из компании. Если свою работу в организации сотрудник воспринимает как временную, а сама компания — для него лишь ресурс, который надо максимально использовать, то ожидать самоотдачи от такого специалиста не стоит. Необходимо работать над атмосферой в компании, брендом работодателя, создавать ценность для каждого сотрудника, развивать командную работу.

После расставания

Пожизненное трудоустройство, будучи мечтой некоторых работодателей, встречается редко, сотрудники уходят из компаний. После увольнения работника организация может оказаться в уязвимом положении: вчерашние сотрудники и члены команды становятся сегодня по другую сторону баррикады. Все, что знает сотрудник, может в мгновение ока выйти на открытый рынок.

· Сотрудник увольняется по собственному желанию

Причин ухода может быть множество: возможно, вашему сотруднику предложили более интересные условия (зарплата, зона ответственности, перспективы роста, престижность компании) или он не доволен работой у вас и ищет лучшего. И в том, и в другом случае это его решение. Тут важно не испортить с ним отношения: поговорите с ним, выясните причины ухода, если вы не можете мотивировать сотрудника остаться, то сделайте все, чтобы не превратиться из бывшего работодателя в злейшего врага. То, как вы расстанетесь с сотрудником, часто определяет его отношение к компании после ухода. Иногда один неумелый разговор с руководителем может перечеркнуть годы добрых отношений и хорошей работы в компании. У человека не должно возникнуть желания навредить. Расставайтесь цивилизованно.

· Увольнение сотрудника

Сложнее, если компания принимает решение расстаться с сотрудником. В последнее время тему увольнений и сокращений не затрагивал только ленивый, но важно поговорить об этом в связи с корпоративной безопасностью и мошенничеством персонала. Увольнение — колоссальный стресс для сотрудника и часто причина возникновения негатива по отношению к компании. Человек чувствует себя обиженным, преданным своим работодателем, нередко возникает желание отомстить. Информация о клиентах, продуктах и проектах компании, а также материальные ресурсы, если у сотрудника был к ним доступ, оказываются под угрозой.

Чтобы снизить негатив, необходимо, во-первых, выполнить все обязательства перед сотрудником (в том числе и в вопросе выплат), а во-вторых, отнестись к нему по-человечески, поговорить, объяснить ваше решение. Если вы вынуждены сокращать персонал, дайте сотруднику хорошую рекомендацию, посоветуйте, в какие компании он может представить свое резюме, — это непременно оценят.

Тщательный отбор, проверка фактов, сбор рекомендаций о кандидате, а также четкая система учета и контроля в компании вместе с адекватной компенсацией и системой мотивации, грамотным менеджментом и хорошей атмосферой в коллективе в разы снижают, а часто и просто исключают случаи мошенничества персонала.

За матеріалами hitjob.com.ua